Politica de Confidențialitate
Cum colectăm, utilizăm și protejăm datele tale personale, conform GDPR.
1. Cine suntem (Operatorul de date)
SC ADDO VISION SOLUTIONS SRL, cu sediul social în București, Șos. Berceni nr. 39, Sector 4, și punct de lucru în București, Șos. Berceni nr. 96, Monaco Towers A9.06, Sector 4, CUI RO32203240, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2013010973404, EUID ROONRC.J2013010973404, email: hi@whapi.ro, telefon: +40 722 232 481.
SC ADDO VISION SOLUTIONS SRL este operator de date pentru datele personale ale vizitatorilor site-ului și ale persoanelor de contact din cadrul companiilor client. În raport cu datele Utilizatorilor Finali ai clienților noștri, SC ADDO VISION SOLUTIONS SRL acționează în calitate de procesator de date – a se vedea DPA disponibil la dpa.html.
Serviciile Whapi.ro se adresează exclusiv companiilor și altor profesioniști. Datele personale pe care le prelucrăm ca operator sunt, în principal, ale reprezentanților și persoanelor de contact ale acestora.
2. Ce date colectăm
2.1 Date furnizate direct
- Date de identificare: nume, prenume, denumire firmă, CUI
- Date de contact: email, număr de telefon, adresă
- Date de autentificare: email și parolă criptată (hash)
- Date de facturare: adresă, cod fiscal, cont bancar (dacă e cazul)
- Solicitări trimise prin formularele de contact și de ofertă: datele de contact și mesajul tău
- Conversațiile purtate cu noi pe WhatsApp, email sau telefon: număr de telefon, nume de profil, conținutul mesajelor
- Conținut: mesajele și șabloanele create în platformă
2.2 Date colectate automat
- Date tehnice: adresă IP, tip browser, sistem de operare, dispozitiv
- Date de utilizare: pagini accesate, durată sesiune, acțiuni efectuate în platformă
- Cookie-uri și tehnologii similare (Google Analytics, Google Ads, Hotjar – doar cu acordul tău) – detalii în Politica Cookies
3. De ce procesăm datele (scopuri și temeiuri legale)
| Scop | Temeiul legal (Art. GDPR) |
|---|---|
| Furnizarea și gestionarea Serviciilor | Art. 6(1)(b) – Executarea contractului |
| Răspunsul la solicitări, oferte și demonstrații (formular, email, telefon, WhatsApp) | Art. 6(1)(b) – Demersuri la cererea ta, înainte de încheierea contractului |
| Facturare și contabilitate | Art. 6(1)(c) – Obligație legală |
| Emailuri operaționale trimise de platformă (activarea contului, notificări, facturi, securitate) | Art. 6(1)(b) – Executarea contractului |
| Comunicări de marketing pe WhatsApp (noutăți, informații utile, oferte) | Art. 6(1)(a) – Consimțământ |
| Analiza traficului pe site și măsurarea campaniilor de publicitate (cookie-uri) | Art. 6(1)(a) – Consimțământ, exprimat prin bannerul de cookie-uri |
| Îmbunătățirea Serviciilor | Art. 6(1)(f) – Interes legitim |
| Securitate și prevenirea fraudelor | Art. 6(1)(f) – Interes legitim |
| Respectarea obligațiilor legale | Art. 6(1)(c) – Obligație legală |
3.1 Asistentul AI de pe numărul nostru de WhatsApp
Pe numărul nostru de WhatsApp (+40 747 343 751), primele răspunsuri sunt oferite de un asistent bazat pe inteligență artificială; ești informat despre acest lucru la începutul conversației. Dacă preferi să discuți cu un coleg din echipă, ne poți scrie la hi@whapi.ro sau ne poți suna. Mesajele sunt transmise prin WhatsApp Cloud API (Meta) și prelucrate de OpenAI Ireland Ltd., furnizorul modelului AI pe care îl folosim, exclusiv pentru a-ți răspunde. Te rugăm să nu trimiți în conversație date sensibile.
3.2 Emailuri și comunicări de marketing
Nu trimitem newslettere pe email. Emailurile pe care le primești de la noi sunt cele operaționale, trimise de platformă în legătură cu contul și serviciile tale.
Comunicările de marketing (noutăți, informații utile, oferte) le trimitem pe WhatsApp, prin platforma Whapi.ro, numai dacă ți-ai dat acordul – de exemplu, bifând opțiunea dedicată, nebifată implicit, din formularul de contact. Te poți dezabona oricând, răspunzând STOP la oricare dintre aceste mesaje sau scriindu-ne la hi@whapi.ro.
4. Cât timp păstrăm datele
- Date cont activ: pe durata relației contractuale + 30 de zile după încetare, pentru export; ștergere în cel mult 60 de zile de la încetare
- Date de facturare: 10 ani, conform obligațiilor contabile (Legea 82/1991)
- Solicitări de ofertă și corespondență: cel mult 3 ani de la ultimul contact, dacă nu devii client
- Date de marketing: până la retragerea consimțământului
- Date tehnice și log-uri: maxim 12 luni
- Mesaje din platformă: pe durata contractului, conform setărilor alese de Client (maxim 24 de luni de la data mesajului), și în orice caz șterse în cel mult 60 de zile de la încetarea contractului, conform DPA
5. Cu cine partajăm datele
5.1 Furnizorii noștri
Nu vindem date personale. Datele pot fi accesate de următorii furnizori, care le prelucrează în numele nostru sau în legătură cu serviciile pe care ni le prestează:
| Furnizor | Scopul | Sediu / transfer |
|---|---|---|
| WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms Ireland Limited (cu sub-procesare de către Meta Platforms, Inc.) | Furnizarea WhatsApp Cloud API (transmiterea mesajelor) | Irlanda (UE); SUA – Data Privacy Framework UE–SUA și Clauze Contractuale Standard |
| Hetzner Online GmbH | Infrastructură cloud / hosting platformă | Germania (UE) |
| ClausWeb SRL | Găzduire web / hosting | România (UE) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. (cu sub-procesare de către Stripe, Inc.) | Procesarea plăților cu cardul | Irlanda (UE); SUA – Data Privacy Framework UE–SUA și Clauze Contractuale Standard |
| Oblio Software SRL | Emiterea facturilor și transmiterea lor în RO e-Factura | România (UE) |
| Google Ireland Limited (cu sub-procesare de către Google LLC) | Analiză web (Google Analytics) și măsurarea campaniilor (Google Ads) – doar cu acordul tău | Irlanda (UE); SUA – Data Privacy Framework UE–SUA și Clauze Contractuale Standard |
| OpenAI Ireland Ltd. (cu sub-procesare de către afiliații săi din SUA) | Modelul AI al asistentului de pe numărul nostru de WhatsApp (+40 747 343 751). Nu este folosit pentru chatbot-urile clienților (vezi 5.2) | Irlanda (UE); SUA – Clauze Contractuale Standard |
| Hotjar Ltd. | Analiza modului de utilizare a site-ului – doar cu acordul tău | Malta (UE) |
Datele pot fi comunicate și autorităților publice (de exemplu ANAF, prin sistemul RO e-Factura), atunci când legea ne obligă, precum și contabililor, auditorilor sau consultanților noștri, ținuți de obligații de confidențialitate.
5.2 Furnizorii de AI conectați de Clienți
Whapi.ro nu furnizează modele de inteligență artificială pentru chatbot-urile Clienților. Clientul care folosește funcția „AI Chat Bot" își conectează la platformă propriul cont deschis la un furnizor de AI ales de el. Acel furnizor este ales și contractat de Client, prelucrează datele pe baza instrucțiunilor Clientului și nu este sub-procesator al Whapi.ro. Dacă ești Utilizator Final și vrei să afli ce furnizor de AI folosește o companie care ți-a scris pe WhatsApp, te rugăm să te adresezi acelei companii.
5.3 Unde sunt stocate datele și transferuri în afara SEE
Bazele de date ale platformei Whapi.ro sunt găzduite pe servere situate în Uniunea Europeană (Hetzner – Germania, ClausWeb – România). Mesajele WhatsApp sunt însă, prin natura serviciului, transmise și prelucrate și de Meta, pe infrastructura WhatsApp Cloud API, ceea ce poate implica prelucrarea lor în afara Spațiului Economic European, inclusiv în SUA.
Transferurile de date în afara SEE se realizează pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA de confidențialitate a datelor (Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați, și/sau a Clauzelor Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană.
6. Drepturile tale
Conform GDPR, ai următoarele drepturi:
- Dreptul la acces – să primești o copie a datelor tale
- Dreptul la rectificare – să corectezi datele inexacte
- Dreptul la ștergere – să ștergi datele ("dreptul de a fi uitat"), în limitele legale
- Dreptul la portabilitate – să primești datele într-un format structurat
- Dreptul la restricționarea prelucrării
- Dreptul la opoziție – pentru prelucrările bazate pe interes legitim
- Dreptul de a retrage consimțământul – oricând: pentru marketing, răspunzând STOP la oricare dintre mesaje; pentru cookie-uri, din linkul „Setări cookies" aflat în subsolul fiecărei pagini
Pentru exercitarea drepturilor, scrie la hi@whapi.ro cu subiectul "Drepturi GDPR". Răspundem în maxim 30 de zile calendaristice.
Dacă ești Utilizator Final al unei companii care folosește Whapi.ro, operatorul datelor tale este acea companie; îți recomandăm să i te adresezi direct, iar noi o vom sprijini în soluționarea cererii.
Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): www.dataprotection.ro, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, anspdcp@dataprotection.ro.
7. Securitatea datelor
Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele personale împotriva accesului neautorizat, pierderii sau distrugerii, inclusiv:
- Criptare TLS/HTTPS pentru toate comunicațiile
- Criptare la stocare pentru datele sensibile
- Autentificare în doi factori disponibilă
- Acces restricționat la date pe baza principiului "need to know"
- Audit log-uri pentru acțiunile administrative
Detalii în Declarația de Securitate.
8. Cookie-uri
Informații detaliate despre utilizarea cookie-urilor sunt disponibile în Politica Cookies.
9. Modificări
Această politică poate fi actualizată. Versiunea curentă este întotdeauna disponibilă pe această pagină. Modificările semnificative vor fi comunicate clienților prin email cu cel puțin 30 de zile înainte.
10. Contact DPO
Nu avem obligația legală de a desemna un DPO (Data Protection Officer), dar pentru orice aspect legat de protecția datelor, ne poți contacta la hi@whapi.ro cu subiectul "Protecția datelor".